REVISTA ÉPOCA NEGÓCIOS, EDIÇÃO 9 - NOVEMBRO 2007
Estudo dá oito dicas para que o tédio e o desinteresse não tomem conta dos participantes
Uma sensação que provavelmente todo mundo já teve: a da reunião infindável, tediosa, sem foco, que não resolveu nada - a não ser o agendamento da próxima reunião. Numa pesquisa nos Estados Unidos, o professor de psicologia organizacional Steven Rogelberg, da Universidade da Carolina do Norte, descobriu que as reuniões podem ser especialmente nocivas aos profissionais apaixonados e comprometidos com a empresa. Para minimizar esse efeito, o consultor Glen Parker, especializado em formação de equipes, elaborou uma lista dos fatores que fazem uma reunião produtiva, que foi publicada na revista CIO.
>>> Reuniões? Marcar apenas as necessárias. Parece óbvio, mas quando os funcionários estão reunidos, não estão trabalhando. Deve-se ter cuidado com quem se convoca para a reunião, pois um funcionário sem envolvimento com as questões nela tratadas terá com certeza coisas mais produtivas a fazer. Um termômetro para medir a necessidade da reunião: quando a caixa de entrada de e-mail começa a ficar cheia de mensagens sobre um assunto interno que não se resolve por si.
>>> Eliminar reuniões de rotina ou reduzir sua freqüência. Muitas servem apenas para colocar em dia as notícias da empresa ou para o anúncio de mudanças. É melhor enviar as novidades por e-mail ou então divulgá-las num mural.
>>> Elaborar uma pauta. Além de motivo claro para ser marcada, a reunião deve ter uma estrutura clara, segundo a qual é conduzida.
>>> Estar preparado para panes. Coisas ruins acontecem até para os melhores gerentes, que devem estar preparados com antecedência para driblar eventuais contratempos na reunião, como um integrante-chave que não apareceu, o PowerPoint que pifou ou mesmo um atendente hostil que tumultuou o ambiente ao fazer perguntas impertinentes.
>>> Fazer um resumo da pauta e dos objetivos da reunião antes de ela começar. Isso deve ser feito de forma sucinta: "Estamos aqui para rever as nossas opções de venda, que devem ser reduzidas a três", um dos exemplos dados por Glen Parker.
>>> Encorajar a participação. Muitas vezes, a atmosfera é intimidadora, e ninguém se atreve a discordar das chefias. É essencial o respeito para que haja a plena participação de todos. Uma coisa, contudo, deve ser coibida: as interrupções dos intrometidos. Quem começou a falar deve ter o direito de terminar.
>>> Recapitular o que foi discutido, ao fim da reunião. Isso pode parecer perda de tempo, mas, segundo Parker, não é. "Um bom resumo antes do final é importante para que todos saiam da reunião sabendo exatamente o que se decidiu. O resumo serve para atar todos os 'fios soltos' nela tratados", afirma o consultor.
>>> Fazer uma minuta. E, depois, o documento final da reunião. Idealmente, um rascunho deve ser enviado logo depois da reunião, com um pedido de contribuições. Uma versão final do documento deve ser enviada a todos sem demora, antes que os temas que foram discutidos "esfriem".
