15 de jun de 2008

GESTÃO DO TEMPO

ABRAHAM SHAPIRO

Vi gente demais falando e escrevendo sobre como administrar o tempo. Estas mesmas pessoas têm grandes dificuldades para praticar o que ditam. Eu também. Já sofri demais por causa disso. Por conta do preço que paguei, consegui um pouco de visão a respeito. É o que busco compartilhar neste artigo – realista e não pretensioso.

Uma grande sabedoria é entender que administrar o tempo não é questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade. Tolice. É, antes, uma questão de saber definir prioridades.

Em tempos malucos como os de hoje, talvez nunca tenhamos tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos. Ter clareza sobre o que é mais prioritário é a chave. Agir para realizar essas prioridades, consciente da premissa de que outras provavelmente nunca serão, é um santo remédio para resolver dissonâncias e culpas do dia-a-dia.

Uma prioridade pode ser importante ou urgente. É óbvio, pois, o que não é importante ou urgente não está na lista de atividades de quase ninguém. No entanto, há prioridades que são ao mesmo tempo importantes e urgentes. Estas devem ser feitas imediatamente, na primeira oportunidade. Não são problemas. As coisas começam a ficar complicadas diante daquelas prioridades que consideramos importantes, mas não são urgentes, e das que são urgentes, porém, não importantes.

Você acha importante ficar mais tempo com sua família. Contudo, você tem que trabalhar x horas para concluir um projeto. Este trabalho é urgente. Você trabalha nela, mesmo que isso prejudique a convivência familiar.

Mas e se o seu trabalho não for mais importante? Neste caso, a família ocupará o lugar de destaque entre os seus valores. Mesmo assim, o trabalho continuará sendo uma prioridade, pois, de outra forma você corre o risco de ser despedido ou perder clientes, e sua família poderá ter problemas de sustento.

Estes conflitos mostram como devemos lidar com o importante e o urgente.

Há ainda um ponto onde a maior parte de nós se perde. Algumas das tarefas que temos a realizar não são selecionadas por nós. São impostas. Refiro-me àquelas em que não somos donos do tempo para executá-las. Se isso lhe incomoda, lembre-se de que quase ninguém em todo o planeta tem autonomia plena em relação ao tempo. Nem a rainha da Inglaterra.

Pense, por exemplo, que quando aceitamos um emprego estamos assumindo o compromisso de ceder a outrem parte considerável do nosso tempo. É claro que junto do tempo também está anexo o nosso esforço, nossas capacidades e habilidades, conhecimentos etc.

O que mais dificulta e confunde é o mau uso do tempo dedicado ao trabalho. Isso acarreta a necessidade de horas extras ou de levar tarefas para casa. Isso acarreta o mau uso, inclusive, do tempo que passamos em casa.

“Usar mal”, aqui, significa que muitas vezes usamos o tempo para fazer o que não é nem importante nem urgente, mas apenas algo que, por força de um hábito ou vício, fazemos sem que produza quaisquer frutos.


HÁBITOS E VÍCIOS

Você tem vícios? E hábitos? Quantas coisas você faz sem qualquer consciência a respeito? Ouvi um professor dizer a um aluno que ele nunca deveria abandonar a leitura de um livro, por pior que fosse. Uma grande bobagem! Se o livro não presta, tome uma decisão: pare de lê-lo. Prosseguir será desperdício de tempo. Pode ser fatal.

Veja o relato do gerente de RH de uma grande empresa: “Disse à minha família que não poderia fazer algo com eles domingo de manhã porque precisava ler os jornais. Eu leio o Estadão e a Folha todos os domingos. Um gerente de RH precisa estar bem informado. E à tarde, leio a Veja”. Eu perguntei a ele: “Você realmente precisa ler isso tudo?” Vi que estava viciado. Era um hábito fortemente enraizado que, apesar da motivaçào, fazia mal aos rumos de sua vida. Afinal, o que poderia acontecer se ele não lesse os jornais? E a Veja? A resposta é: NADA.

Este amigo matava todas as manhãs e tardes de domingo lendo notícias! Ele nunca havia atinado que se houvesse algo importante nos jornais, ele fatalmente ficaria sabendo pela TV ou pela Internet instantaneamente. Estamos cercados por notícias. Elas estão aí, como o ar. Não é preciso gastar tempo para acessá-las. Veja como este raciocínio poderia mudar o modelo mental que ele adotava. Quanto tempo se abriria? Ele poderia “ganhar” as horas gastas com toda este ritual de leitura e ser mais feliz! Incrível, não?

De modo similar, é possível ir ganhando uma horinha aqui outra ali e investi-las em coisas que realmente queremos e devemos fazer – coisas para as quais não achamos tempo agora; coisas que nos farão melhores seres humanos e maiores seres humanos.

Administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a vida. É ser livre. Mas é uma batalha a ser lutada todos os dias, e sem nunca perder a consciência.

Se você deseja a autonomia de decidir ficar mais tempo com sua família – ou estudar mais, ou apenas não fazer nada – tem que ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas “menos importantes” para você. Requer raciocínio e decisão. E como será se você chegar à conclusão de que deve buscar outro emprego ou contratar um novo gerente para administrar sua empresa? Pois, então, saiba que uma análise deste tipo poderá abrir caminhos difíceis de serem trilhados. Poderá não ser tão simples quanto deixar de ler uma revista ou ir menos vezes ao happy hour com pessoal de seu departamento. Talvez seja doloroso. Mas trará benefícios para você!

RECURSO

O tempo é o único recurso distribuído entre as pessoas de forma amplamente democrática; muito mais do que outras coisas de que dependemos tanto – como a inteligência, por exemplo. Todos os dias, no planeta Terra, cada um de nós recebe exatamente 24 horas para "gastar", nem mais, nem menos. A exceção existe só para aqueles que vivem seu último dia de vida. Rico não recebe mais do que pobre, empresário não recebe mais do que funcionário, sábio não recebe mais do que ignorante.

Entretanto, a despeito desse igualitarismo, alguns conseguem realizar grande número de coisas no mesmo período. Outros se perdem e ficam com a culpa de que nada produziram. É terrível! Eu já me vi nesta situação inúmeras vezes.

O que faz a diferença? Perceber que o tempo é um recurso altamente perecível. Um dia perdido, hoje, jamais será recuperado. Estará perdido para sempre.

Mas tempo se ganha. Tempo se faz. Como? Deixando de lado coisas que não são nem importantes, nem urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes. Falo de valores. Valores pessoais.

Ter tempo não é um atributo de quem nada tem a fazer. É saber administrar as tarefas de modo a desempenhar tudo o que se quer.

Pela mesma análise, ser produtivo não equivale a estar ou parecer-se ocupado. Muita gente está ocupada o tempo todo exatamente porque são improdutivas! É o que mais acontece! Elas não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, e ficam sempre na mesma.

Ser produtivo é saber dividir o tempo de acordo com as tarefas. E também é “ter sentido”, “conhecer claramente as razões” e “saber aonde se vai”.

Gerir o tempo, em última instância, é planejar a vida de modo estratégico. Como? Planejar de maneira a ter um objetivo e, após isso, determinar os caminhos para alcançar estes objetivos.

O primeiro passo é: saber aonde queremos chegar. Vale perguntar-se: “Onde quero estar?”; “O que quero ser?”.

Segundo. Transforme objetivos meramente verbais em metas reais, que tenham prazos, quantificações e métricas – medidas claras.

O terceiro passo é: decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas.

No quarto passo, crie um plano tático. Explore as alternativas disponíveis para se chegar aonde você quer – escolha as fontes de financiamento de suas idéias (um emprego, por exemplo, é uma fonte de financiamento).

Em quinto lugar, aja.

Durante o processo, avalie constantemente os meios que você está usando. Verifique se os meios estão lhe levando mais perto de onde você quere estar ao final da jornada. Se isto não estiver acontecendo, troque o “meio”. Você pode ver que o seu emprego não é um bom “meio” para realizar nossos planos. Se isto for verdade, busque outra colocação.

Aquele velho ditado é a base de tudo isso: “Se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca chegará lá”... e eu acrescento: por mais tempo que tenha. Quando o nosso tempo acaba, a vida chegou ao fim. Não temos como obter mais.

Portanto, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida. Quem perde tempo, está se suicidando.

Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o que temos controle. Mas quando gerimos bem o tempo ao longo da existência, é como se vivêssemos mais, pois vivemos melhor. Está ao alcance de todos. Só requer esforço.
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Abraham Shapiro é consultor e coach de líderes. Sua filosofia de trabalho, em uma só palavra, é: simplicidade. Contatos: shapiro@shapiro.com.br ou (43) 8814 1473