ABRAHAM SHAPIRO
Abraham Shapiro é consultor e coach. Sua filosofia de trabalho, em uma só palavra, é "simplicidade". É autor do livro "Torta de Chocolate não Mata a Fome". E-mail: shapiro@shapiro.com.br Fone: 43. 8814.1473
Uma das ferramenta de gestão mais
utilizadas no planejamento de ações é 5W2H.
O 5W2H, basicamente, é um checklist
de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de
clareza possível por parte dos colaboradores
da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde
ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de
tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade
deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela - sim, você
fará isto em uma tabela - como será feita esta atividade e quanto custará aos
cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil
para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa
surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é
o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a
serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal,
um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua
empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é
excelente neste quesito!
POR QUE 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim
estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das
diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o
que elas representam:
- What – O que será feito (etapas)
- Why – Por que será feito (justificativa)
- Where – Onde será feito (local)
- When – Quando será feito (tempo)
- Who – Por quem será feito (responsabilidade)
- How – Como será feito (método)
- How much – Quanto custará fazer (custo)
Há ainda outros 2 tipos de
nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H - onde exlui-se o “H” referente ao
“How much”- e o mais recente 5W3H - onde inclui-se o “H” referente ao “How
many”, ou Quantos.
Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da
necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.
COMO UTILIZAR?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso
que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de
soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar
de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os
seguintes pontos:
Tenha certeza de estar implementando
ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
Tenha certeza que suas ações não
tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para
eliminá-los;
É preciso propor diferentes soluções
para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real
eficácia de tais soluções.
Ao planejar determinada atividade
gerencial, você deve responder às 7
perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá
elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o
esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira
que o utilizador achar melhor - linhas, colunas, cores etc. Mas sempre seguindo
o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário
o 5W2H perde a sua função.
A ferramenta 5W2H é uma das mais
fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas
atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia
empresarial. Você só tem a ganhar!
______________________ Abraham Shapiro é consultor e coach. Sua filosofia de trabalho, em uma só palavra, é "simplicidade". É autor do livro "Torta de Chocolate não Mata a Fome". E-mail: shapiro@shapiro.com.br Fone: 43. 8814.1473
