11 de abr de 2008

COMO CONDUZIR REUNIÕES NA EMPRESA

ABRAHAM SHAPIRO

Um dos grandes problemas de qualquer empresa são as reuniões. A seguir, propomos um roteiro racional sobre como conduzir uma reunião de maneira a se obter os melhores resultados, a máxima eficiência e a mínima incidência de crises pessoais.


I. As etapas de uma reunião executiva

1. Abertura
2. Chamada das pendências
3. Problemas no cumprimento das pendências
4. Próximos alvos a serem atingidos
5. Possíveis obstáculos
6. Posicionamentos pessoais e direcionamentos
7. Finalização

II. Detalhamento

1. Abertura
Um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo, relacionado às principais pautas da reunião em curso.

2. Chamada de pendências
É o espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada a fim de se evitar confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades.

3. Problemas no cumprimento das pendências
Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa e ela torna-se, automaticamente, um novo compromisso.

4. Próximos alvos a serem atingidos
As ações a serem estabelecidas na próxima semana são discutidas, os prazos são fixados e todas as considerações dos colaboradores envolvidos são feitas.

5. Possíveis obstáculos
Haverá algum obstáculo ao cumprimento das metas da próxima semana? É o momento para se exercitar a proatividade e não o medo ou a reclamação. Há também, neste espaço, a possibilidade de negociação.

6. Posicionamentos pessoais e direcionamentos
Os membros de uma equipe têm necessidade de propor sugestões, levantar situações próprias ou de equipe e compartilhar posicionamentos pessoais.

7. Finalização
O dirigente utiliza este momento para agradecimentos, reconhecimentos públicos, motivação e fortalecimento à equipe.

III. Pontos a serem lembrados em relação às reuniões:

- Se possível, a presença de uma secretária é conveniente para anotação de todas as decisões e orientações. A ata da reunião é um compromisso de todos.
- A finalidade da reunião é aumentar a eficiência de cada um, por isso, o papel do Dirigente é esclarecer dúvidas que pairem sobre as responsabilidades de cada um perante as tarefas a serem desempenhadas e comunicar segurança.
- Pessoas que se sentem bem consigo mesmas produzem bons resultados.
- Produtividade é mais do que apenas quantidade de trabalho realizado. É também qualidade.
- Ser didático ao máximo em relação a qualquer nova idéia. Uma vez entendida, não é necessário repetir.
- Evitar longas falas. Ser objetivo e conciso.

IV. Identificando problemas

- O líder deve identificar problemas de desempenho no subordinado e oferecer soluções que, ao serem implementadas, invertam a situação em curso.
- O conceito de PROBLEMA é: “Existe um problema se e somente se há uma diferença entre o que está acontecendo e aquilo que se desejava que estivesse acontecendo”. O que passar disso, é apenas reclamação.
- O líder precisa aprender a distinguir perfeitamente entre um problema e uma reclamação. Ele só agirá frente a um problema e nunca a uma simples reclamação.
- Na ocasião em que for proposta qualquer solução a um problema existente, a pergunta a ser feita deve ser: “Esta idéia fará acontecer o que se espera que aconteça? Ou seja: “Esta idéia irá atingir a meta esperada?”
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Abraham Shapiro é consultor e coach de líderes. Sua filosofia de trabalho, em uma só palavra, é: simplicidade. Contatos: shapiro@shapiro.com.br ou (43) 8814 1473